事務処理に役立つプロンプト10選

はじめに

業務効率化のためにAIを活用したいけれど、「どう質問すればいいの？」と悩んでいませんか？
適切なプロンプトを使えば、AIをより効果的な事務作業の補助ツールとして活用できます。
今回は、AI初心者でも簡単に使える「事務処理に役立つプロンプト10選」をご紹介します！

事務処理に役立つAIとの会話（プロンプト）10選

1. メール文章の作成・校正

【コピペ】
「以下の内容を含む[用途]のメールを作成してください。
・[要点1]
・[要点2]
・[要点3]
[重視すべき点（丁寧さ/簡潔さなど）]を意識し、[送信相手]向けの文体で作成してください。」

具体例
「以下の内容を含む取引先へのお詫びメールを作成してください。
・納品の遅延について
・遅延の理由（部品調達の遅れ）
・今後の対応策
丁寧さを意識し、取引先企業の総務部長向けの文体で作成してください。」

ポイント
適切な文面作成に時間がかかる業務メールを効率化できます。
また、校正にも活用でき、文章の質が向上します。

2. 議事録の要約と整理

【コピペ】
「以下の会議メモを整理して、見やすい議事録にまとめてください。
[会議メモを貼り付け]
特に重要なポイントと、次回までのアクションアイテムを明確にしてください。」

具体例
「以下の営業会議のメモを整理して、見やすい議事録にまとめてください。
田中：先月の売上は目標の85%。特に西日本エリアが苦戦。理由は新規顧客獲得数の低下。
佐藤：競合Aの値下げキャンペーンの影響大きい。対策として、サービス付加価値のアピール強化を提案。
山田：既存顧客の満足度調査結果良好。リピート率アップのために特典制度の検討を次回までに。
特に重要なポイントと、次回までのアクションアイテムを明確にしてください。」

ポイント
会議後の議事録作成を効率化し、重要ポイントの見落としを防ぎます。
情報整理により後からの検索も容易になります。

3. データ分析レポート作成

【コピペ】
「以下のデータを分析して、[目的]のレポートを作成してください。
[データを貼り付け]
特に[注目すべき点]に焦点を当て、経営層にも伝わりやすい形でまとめてください。」

具体例
「以下の四半期売上データを分析して、業績傾向のレポートを作成してください。
1月:850万円、2月:780万円、3月:920万円
4月:880万円、5月:750万円、6月:890万円
特に前年同期比と月次変動に焦点を当て、経営層にも伝わりやすい形でまとめてください。」

ポイント
数値データを意味のある情報に変換し、意思決定に役立つレポートを簡単に作成できます。

4. マニュアル作成

【コピペ】
「[業務内容]の手順を初心者にもわかりやすいマニュアルとして作成してください。
重要なポイントや注意点も含め、箇条書きで段階的に説明してください。」

具体例
「経費精算システムの使い方を初心者にもわかりやすいマニュアルとして作成してください。
重要なポイントや注意点も含め、箇条書きで段階的に説明してください。」

ポイント
業務の標準化と引継ぎをスムーズにし、新人教育の効率化にも役立ちます。

5. スケジュール最適化

【コピペ】
「以下のタスクリストを優先順位と所要時間に基づいて最適化し、1日のスケジュール案を作成してください。
[タスクリスト]
1日の業務時間は[時間]で、[特別な条件]があります。」

具体例
「以下のタスクリストを優先順位と所要時間に基づいて最適化し、1日のスケジュール案を作成してください。
・月次報告書作成（2時間、締切今日）
・取引先との電話会議（1時間、13:00-14:00固定）
・新システム操作研修（3時間、午後推奨）
・メール対応（1.5時間、緊急度中）
・日報作成（30分、終業前）
1日の業務時間は9:00-17:30で、12:00-13:00は昼休憩です。」

ポイント
タスク管理を最適化し、業務効率を向上させます。
締切やタスクの優先順位を考慮したスケジューリングが可能になります。

6. トラブル対応フロー作成

【コピペ】
「[発生しうるトラブル]が起きた際の対応フローを作成してください。
初動対応から解決までのステップを明確にし、各段階での注意点も含めてください。」

具体例
「顧客からの商品不良クレームが寄せられた際の対応フローを作成してください。
初動対応から解決までのステップを明確にし、各段階での注意点も含めてください。」

ポイント
緊急時の対応を整理し、迅速かつ適切な処理が可能になります。
予測可能なトラブルへの備えとなります。

7. 資料の要約と整理

【コピペ】
「以下の[資料種類]を要約し、重要なポイントを抽出してください。
[資料内容]
特に[重視すべき観点]に関する情報を中心にまとめてください。」

具体例
「以下の業界レポートを要約し、重要なポイントを抽出してください。
【市場動向2024：ITサービス業界分析】
（長文レポート内容）
特に自社事業に関連する市場成長率と競合他社の動向に関する情報を中心にまとめてください。」

ポイント
長文資料から必要な情報を効率的に抽出し、情報収集・分析の時間を短縮できます。

8. 契約書チェックリスト

【コピペ】
「[契約書種類]をレビューする際のチェックリストを作成してください。
特に注意すべき条項や一般的な落とし穴を含めてください。」

具体例
「業務委託契約書をレビューする際のチェックリストを作成してください。
特に注意すべき条項や一般的な落とし穴を含めてください。」

ポイント
契約書確認の際の見落としを防ぎ、リスク管理を強化します。
法的知識がなくても重要点を押さえられます。

9. 顧客対応スクリプト

【コピペ】
「[状況]における顧客対応のスクリプトを作成してください。
[想定される顧客の反応]にも対応できるように、バリエーションを含めてください。」

具体例
「値上げの告知をする電話対応のスクリプトを作成してください。
顧客が不満を表明した場合や詳細な理由を求めてきた場合にも対応できるように、バリエーションを含めてください。」

ポイント
対応の標準化と品質向上が図れます。
特に難しい状況での言葉選びに役立ちます。

10. 業務効率化提案

【コピペ】
「[業務内容]の効率化案を提案してください。
現状の課題として[課題]があり、[制約条件]が存在します。
コスト削減と品質維持の両方を考慮してください。」

具体例
「請求書処理業務の効率化案を提案してください。
現状の課題として月末の処理集中と人的ミスがあり、新規システム導入の予算はありません。
コスト削減と品質維持の両方を考慮してください。」

ポイント
業務改善のアイデア出しに活用でき、異なる視点からの提案が得られます。
具体的な実行計画も立案可能です。

まとめ

AIを活用した事務処理では、「どう質問するか」がとても大切です。
今回紹介したプロンプトを試しながら、自分の業務に合った使い方を見つけてみてください。
「こんなプロンプトも知りたい！」という方は、ぜひコメントで教えてくださいね♪